Tout comme les autres interventions ou changements organisationnels, un projet de TUC doit être annoncé et expliqué au public cible et aux acteurs impliqués avant la réalisation des activités de TUC à proprement parler. Cette étape vise à informer, voire à préparer le public cible au projet de TUC. Les activités de sensibilisation peuvent prendre différentes formes : des affiches, des mémos, des courriels, une conférence-midi, des annonces lors des rencontres de supervision, etc. L’objectif est de faire en sorte que le public cible et les acteurs impliqués soient au courant de la démarche de TUC et des activités de TUC auxquelles ils seront appelés à participer dans un avenir rapproché. Il s’agit en quelque sorte de « vendre » le projet de TUC. L’outil de prédilection pour réussir cette étape est le plan de communication.
La communication est primordiale dans toutes les organisations. La communication constante et efficace est la clé du succès des projets, incluant les projets de TUC, mais elle est pourtant souvent mise de côté faute de temps ou parce qu’on tient pour acquis que les gens « savent ». Toutefois, le temps investi à établir un bon plan de communication et à communiquer le projet de TUC augmentera les chances d’atteindre les objectifs.
Dans le cadre des projets de TUC, le plan de communication devrait englober l’ensemble de la démarche. Autrement dit, celui-ci devrait être en place dès la réalisation de l’analyse du contexte. En effet, si cette analyse requiert d’aller rencontrer le public cible et les gestionnaires sur le terrain, il faudra leur expliquer la démarche d’analyse. À ce stade, il ne sera probablement pas possible de leur communiquer les activités de TUC qui seront réalisées ni même les modalités de celles-ci (après tout, il s’agit d’une analyse du contexte qui vise justement à concevoir et à proposer des activités de TUC pertinentes, efficaces et arrimées au contexte et aux besoins des publics cibles). Néanmoins, il sera possible de communiquer les objectifs de la démarche d’analyse du contexte ainsi que les objectifs généraux du projet de TUC. Informer dès le départ les acteurs concernés favorise leur engagement dans le projet de TUC et contribue à renforcer leur lien de confiance envers les porteurs du projet. À cet effet, il est important de démontrer constamment une grande transparence.
Chaire d'étude sur l'application des connaissances dans le domaine des jeunes et de familles en difficulté (2015). "Sensibiliser les publics-cibles". SACO - Stratégies de transfert et d'utilisation des connaissances. Montréal : Chaire CJM-IU-UQAM d’étude sur l’application des connaissances dans le domaine des jeunes et des familles en difficulté. En ligne : http://www.saco.uqam.ca/demarche/implanter/sensibiliser-publics-cibles (consulté le xx/xx/xxxx).